企业邮箱使用【yòng】规范【fàn】应该怎样【yàng】制定？企【qǐ】业【yè】邮箱【xiāng】是员工开展内外交流与沟通的重要工【gōng】具【jù】，规范使用企业邮箱对提升企业整体形象有着积【jī】极作用。那么【me】我们应该【gāi】怎样制订【dìng】企业【yè】邮箱使用规【guī】范呢？

企业邮箱使用规范范本

1、制定目的

为【wéi】了规【guī】范公司邮箱管【guǎn】理，正确使用【yòng】和利用邮【yóu】箱普通，充【chōng】分【fèn】发挥企业邮箱的作用，最大【dà】限度地提高邮箱的使用率。

2、适用范围

本制度适用于xx全体员工（含分公司）。

3、权责

3.1 行政部负责企业邮箱的安全管理和运行秩序维护；

3.2 各部门（中心）员工是负责正确使用企业邮箱；

3.3 运维【wéi】工程师负责公司邮件资料的保密【mì】，保【bǎo】证【zhèng】邮箱资料更新及时准确

4、具体规定

4.1、新人培训

行政部前台工【gōng】作人员负【fù】责开通和【hé】管理【lǐ】员工个【gè】人电子邮箱,并【bìng】对新进员工或【huò】不会【huì】使用企业邮箱的员工进行初步培训【xùn】

4.2、账号开通

密码管【guǎn】理：企【qǐ】业邮箱开通【tōng】后，使用者可登录邮【yóu】箱网络地址，比如“mail.city96.com”，输入分配的个人用户名和【hé】密【mì】码【mǎ】登陆邮箱【xiāng】，并在第一【yī】时间进行密码更改，以确保【bǎo】邮箱【xiāng】的安全性。

签名管【guǎn】理：在邮箱设【shè】置【zhì】里，设定【dìng】个人签名，使用公司统一【yī】的格式（包含：电【diàn】话【huà】、传真、收集、邮箱、公司名【míng】称、公司网【wǎng】址、地址、logo等）

4.3、邮件收发

公司全【quán】员上【shàng】班之后第一件事为打开企业邮【yóu】箱检查邮件，在外出差【chà】的【de】同事对邮箱设置“邮【yóu】件到达短信【xìn】提【tí】醒【xǐng】功能【néng】”，以便及时处理公务。

4.4、邮件撰写

4.4.1 称呼【hū】：可以【yǐ】称呼对方姓名【míng】及【jí】身份，注意如果发给【gěi】多【duō】人的话，有【yǒu】时还要注意一个顺序问题。

4.4.2 确保无错别字，表述准确，尽量避免有歧义的词语。

4.4.3 表述有条理【lǐ】。需【xū】要谈多件事情时，用1、2、3、4、等标识。

4.4.4 合理使用大写、加粗、字体颜色等功能，以突出重点。

4.4.5 使用结束语。如有任【rèn】何问【wèn】题请随时联系我【wǒ】；或【huò】显示诚恳和感谢【xiè】，如：此致【zhì】敬礼、祝商祺等。

4.5 邮箱管理

4.5.1 运维工程【chéng】师根【gēn】据公司对邮箱管理的【de】安全需求、风险评估后【hòu】的【de】安全隐患提交解决【jué】方【fāng】案、风险管理控制措【cuò】施等；

4.5.2 及时给【gěi】各部门提【tí】供邮箱各类技【jì】术支【zhī】持，保证各【gè】部【bù】门工作顺利开展；

4.5.3 定期检查邮箱【xiāng】的使用【yòng】情况，对【duì】不按规定【dìng】使用邮【yóu】箱的员工给予口头警【jǐng】告，三【sān】次【cì】以上的关【guān】闭其邮箱使用权；

4.5.4 定期更新、删除邮箱名单，确保邮箱资料的准确率；

4.5.5 根据公司【sī】发展的需要和要【yào】求，对邮箱设【shè】置【zhì】及时做出【chū】调整；

4.5.6 定期维护和检查外部托管机器、设备，保证正常运行；

4.5.7 对邮箱【xiāng】的申请资【zī】料【liào】，应认【rèn】真审核，确保审批正确、资【zī】料正确、申请【qǐng】符合性等。

5、本【běn】规定【dìng】最终解释权归行政【zhèng】部【bù】，此前与【yǔ】本规【guī】定【dìng】相冲突者，均以本规定为准。

6、本规定自文件发布之日起正式生效执行。

7、相关附件

附件1：企业邮箱申请单

附件2：企业邮箱签名模板

xx公司行政部

xx年xx月xx日

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